REFLEXIÓN: ESTRATEGIA DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
A lo largo de los años, las
empresas y organizaciones tanto de bienes como de servicios, se han visto
sometidas a experimentar vertiginosos cambios en los mercados que han sido
impulsados por la globalización, por la masificación de la información y por el uso
cada vez más común de la tecnología. Todos estos cambios, obligan a las
empresas a requerir cambiar sus estrategias y alinearlas cada vez más a las
nuevas demandas del mercado. Además de cambiar para poder competir con las
demás empresas, se hace necesario evolucionar para satisfacer de manera
diferente las necesidades cada vez más cambiantes de los clientes. Es en este
punto, donde se hace necesario que las empresas no sólo se preocupen por sus
estrategias competitivas, sino que hagan un alto en el camino para reconocer y
considerar que la Cadena de Suministros juega un papel importante dentro de su
sistema productivo.
Si hacemos un alto en el camino y
consideramos las demandas de los clientes de hace décadas con las demandas de
ahora, encontraremos diferencias marcadas en las expectativas y deseos de estos
dos puntos de la historia. Los cambios más notorios se dan en cuanto a querer
cada vez más productos personalizados, productos que sustituyan el trabajo
manual por sus mejoras en la velocidad y tiempo requerido para ejecutar el
trabajo, tecnología de la información que acorte distancias y permita obtenerla
en tiempo real, medios de transporte más eficientes y amigables con el medio
ambiente, ambientes de trabajo mucho más flexibles, productos alimenticios
prefabricados, asistencia remota desde cualquier parte del mundo, entre otras.
Como se puede notar, todo
evoluciona y requiere que las empresas sean cada vez más ágiles y menos
adversas al riesgo. Es por ello que la compañía debe aventurarse a encontrar
soluciones a necesidades que aún no han sido descubiertas, es decir, ser una
empresa altamente innovadora. Sin embargo, para lograrlo, deberá constantemente
cambiar su estrategia para competir con las demás empresas, decidir si se
quiere incursionar en un océano rojo e intentar ofrecer el menor precio, o si
por el contrario conseguir estar en un océano azul monopolizando el mercado u
ofreciendo un valor agregado que ninguna otra empresa ofrece.
El necesitar y verse obligado a
cambiar, implica que se requiere no sólo pensar en proponer nuevos productos y
abrir nuevos canales de distribución sino que también se necesita alinear la
estrategia de la empresa a la estrategia de nuestra cadena de abastecimiento,
que nos ayuda a esclarecer de qué manera debemos operar para competir. Esta
estrategia evalúa iterativamente el costo-beneficio de los componentes operaciones y nos induce al
aprovechamiento de las competencias básicas de la organización para lograr un
objetivo de alto nivel, es decir, entregar productos de mejor calidad a bajos
costos teniendo noción de qué, cuando y donde se debe ofrecer el producto.
Alinear la estrategia de la
cadena de abastecimiento con la estrategia y objetivos de la empresa es uno de
los primeros caminos para llegar al éxito, pues se trata de lograr fortalecer
tanto la parte interna como la externa de la organización, pues si desde el
interior se trabaja con una buena estrategia, se logrará mostrar una buena cara
de la organización y obtener ventaja competitiva.
Para logar el objetivo de alinear
estas dos estrategias, se debe procurar primero que todos los miembros del
equipo se den por enterados del fin que quiere lograr la organización y el
nuevo horizonte al que se pretende llegar, del mismo modo es necesario que
estas personas crean y se apropien de la estrategia que se pretende
implementar. Seguidamente, y contando con la colaboración del equipo de
trabajo, se requiere hacer una inspección o evaluación detallada y de realista
de las competencias y capacidad que posee la empresa en cuanto a su cadena de
abastecimiento. Con esta evaluación se pretende lograr un panorama y
diagnóstico de las fortalezas de la compañía para identificar las virtudes de
la organización que se pueden aprovechar para poner en marcha el objetivo y, lo
más importante identificar las debilidades de la cadena de modo que se identifiquen
en primera instancia los aspectos en los que se requiere trabajar fuertemente y
los candidatos a cambios para lograr acoplar las dos estrategias.
Teniendo en cuenta lo anterior,
se procede a diseñar un plan de implementación de la nueva estrategia de la
cadena de abastecimiento, teniendo en cuenta que se deben incluir los socios de
la cadena. El grupo de socios está conformado por proveedores, clientes,
empleados, quienes le agregan valor a la cadena y quienes gracias a sus
esfuerzos se logran cumplir los objetivos de la organización. Es importante que
durante la planeación y la ejecución de la estrategia, las empresas centren sus
esfuerzos en las actividades que le generan valor a sus bienes o servicios y,
externalizar aquellas áreas que no hacen parte de la competencia central de la
compañía, algunos ejemplos de estas actividades son la vigilancia, el aseo, el
soporte técnico, entre otros. Estas actividades, son relevantes pues hacen
parte del departamento de apoyo de la empresa, pero no es necesario que una
empresa por ejemplo manufacturera deba preocuparse por esos temas, en lugar de
ocuparse por el desarrollo y la investigación de su área de interés.
La siguiente fase es la ejecución,
en donde se pone en marcha y se aplican
las correcciones para alinear la estrategia de la cadena de abastecimiento con
la de toda la organización. Es importante, que esta estrategia se esté
monitoreando constantemente para verificar de qué manera se están cumpliendo
los objetivos del plan implementado. Además de monitorear periódicamente la
cadena de suministro es importante mantener la comunicación con las partes
involucradas, de esta manera se consigue retroalimentación constante y el
desarrollo de la colaboración para solucionar cualquier inconveniente que se
pueda presentar, soluciones que provengan de quienes están todo el tiempo
vivenciando a diario dichos problemas.
Existe un elemento que puede incidir en el éxito
o el fracaso de cualquier proyecto que se ponga en marcha en una organización,
la cultura organizacional. Existen personas que han pertenecido a la empresa
durante muchos años y están acostumbradas a realizar las labores de determinada
forma; estas personas muchas veces son adversas al cambio y no le encuentran
sentido a los cambios que se quieran lograr. Esta situación puede traer consigo diversos problemas e incluso fracasos a la hora de pensar en implementar una mejora para la empresa o de integrar los departamentos por medio de una tecnología como los ERP. Para el caso de estos sistemas de información, no sólo es fundamental que se realice la correcta implementación en cuanto a software y hardware, sino que las personas que lo van a manipular entiendan su funcionamiento, entiendan como se integran las áreas de la organización, comprendan el funcionamiento de cada uno de los módulos y lo más importante, que comprendan su importancia, relevancia, aporte a la empresa y su fin.
Cualquier idea de estrategia que se quiera implementar, empezará a tener éxito si desde un comienzo se ponen en orden las situaciones, cargos, roles, responsabilidades y el conducto regular del flujo de la información. Como medida preventiva, antes de hablar de una estrategia se requiere evaluar si en realidad la empresa se encuentra en la capacidad y esta preparada para cambios en un corto periodo de tiempo. Una buena idea para iniciar es la realización de una evaluación del panorama actual que afronta la compañía, identificando de qué manera se esta comportando la empresa y qué esta sucediendo al interior de ella. Para tal fin, se puede adoptar un papel de observador y de indagador de modo que se pueda construir una visión de lo que sucede al interior de los departamentos y entre ellos. Una vez se tenga esta información se podrá saber si la empresa está preparada para un cambio o si primero debe organizarse.
Por otro lado, antes de realizar cualquier cambio, además de recopilar la información del panorama de la empresa, también es necesario conocer cómo es la logística de la compañía. Para esto, se debe analizar si la empresa cuenta con logística, si ha establecido una supply chain o si es un poco más ambiciosa y ya está hablando de Supply Web. Tener este diagnostico, nos permitirá conocer que tan fuerte se encuentra esta área en la empresa y además si en realidad la empresa cuenta con una Supply Chain o si por el contrario se quiere alinear a la nueva estrategia de la empresa algo que está fallando o incluso que aun no se tiene bien fundamentado.
No cabe duda que el rol del ingeniero industrial en toda la etapa de acoplar las estrategias de la empresa es inminente. Se requiere que este profesional posea un pensamiento sistémico y que ayudado por esta capacidad sepa llevar a la empresa de una idea a otra sólo cuando la compañía este preparada y se tenga la plena seguridad que una vez se pongan los proyectos en marcha, no será todo un desastre. Además de un pensamiento sistémico y unas bases fuertes logísticas, el ingeniero industrial deberá estar en la capacidad de integrar no sólo el microentorno de la compañía sino también su macroentrono. Considerar los factores demográficos, políticos, culturales, sociales, que se pueden ver alterados por el nuevo concepto de la compañía que se podrá desarrollar. Se debe tener muy presente que una empresa no es sólo función y desarrollo interno sino que se ve afectada también por los acontecimientos que tienen lugar fuera de ella y que impactan su mercado, su demanda, su segmento objetivo, sus clientes y futuros clientes o clientes potenciales.
Además de todo lo mencionado, el ingeniero también debería ejecutar un plan de acción que responda a lo que pueda pasar una vez se cambie la estrategia de la empresa o se intente ajustar la idea de negocio con la estrategia de la Supply Chain. Todos los cambios traen consigo incertidumbre en cuanto a lo que puede suceder y en cuanto a los resultados que se quieren obtener. Es por ello, que se debe estar atento a responder ante un cambio bien sea positivo o negativo del entorno y de la cultura organizacional. Dicho plan debe considerar los diversos escenarios que se puedan presentar y las reformas y acciones correctivas a seguir en caso de que los resultados no sean los que se tenían planeados. También, debe considerar si se realizará alguna reforma o se procederá de alguna manera en caso de que todo resulte como se tiene estipulado.
Con
todo lo dicho anteriormente, podemos inferir que la integración de la Supply
Chain a la estrategia de la empresa puede llegar a ser un gran aporte y el
primer paso para avanzar en cuanto a competitividad y productividad de una
organización; sin embargo puede existir la posibilidad de llevar a la
organización a una situación crítica y de retroceso. El resultado de esta integración está en manos
de una buena planeación, gestión y direccionamiento de los recursos e insumos
con los que cuenta y debería contar la empresa.
Otro recurso importante y con el cuál sería útil que el ingeniero trabajara de la mano, es el departamento de mercadeo de la empresa. Esta área es la encargada de entender el mercado, transformar es información recolectada en demanda y requerimientos para la empresa y finalmente de transmitirla al interior de esta. A la hora de implementar un cambio en la estrategia organizacional y de alinearla con la Supply Chain, sería de gran ayuda la proyección que se haga antes de instaurar el cambio y el análisis post- aplicación del comportamiento del consumidor y de su percepción acerca de los cambios que se están llevando a cabo. Se debe tener en cuenta que además de percibir incertidumbre al interior de la organización, también se da en el exterior, siendo esta última una de las más relevantes, pues en última instancia es el cliente por quien se trabaja y es el valor que se quiere captar de él por el que se deciden proponer y llevar a cabo cambios que permitan mejorar el servicio que se le brinda a éste de modo que se sienta más satisfecho, cree relaciones a largo plazo con la empresa, se creen relaciones reduitables con los clientes y se obtenga una mayor participación en el mercado.
Además de todo lo anteriormente mencionado, cabe resaltar también que para lograr resultados satisfactorios, se requiere contar con un grupo de trabajo interdisciplinario, pues se requieren aportes de todas las áreas si lo que se quiere es integrar; no sólo se estaría hablando de la integración de dos aspectos en particular, sino también de crear cohesión e integración de todas las áreas de la empresa. Para lograr todo esto, se requiere la asignación de un líder del grupo que tenga cualidades tales como carisma, motivación, responsabilidad, puntualidad, habilidades comunicativas, persuasión, rigidez en momentos que requieran precisión y orden, pero también humano y flexible a la hora de requerir darle apoyo moral al grupo, enfrentar algún problema o eventualidad que le pueda suceder al miembro del grupo a cargo o al proyecto en general, que sepa como intervenir y tranquilizar a su equipo de trabajo en el caso de presentarse alguna crisis que ponga en peligro el desarrollo del proyecto. Este, es uno más de los ajustes que se deben considerar a la hora de pretender que todo salga como se tiene planeado y que se cumpla con el fin de finiquitar todo con éxito, en el tiempo establecido y con las mejores esperanzas para el largo plazo.
Los
cambios son necesarios, pero siempre traen consigo muchos interrogantes a la
hora de pensar en la idea de aventurarse a ejecutarlos. Esto es porque implican
pensar y evaluar los recursos y capacidades con las que cuenta la empresa y
también con las que debería contar. Todos los insumos de la organización
requieren ser aprovechados de la mejor manera en pro de alinear la estrategia
de abastecimiento con la estrategia de la empresa. Recordemos que la cadena de
suministros inicia con la intervención de los proveedores y proveedores de los
mismos, culminando con el clientes. Durante este recorrido se presentan
principalmente dos flujos que se deben administrar: el de información y el de
materias primas. La administración y correcta gestión de ellos, determina el
éxito de la estrategia de la Supply Chain. Estos flujos van en ambas
direcciones y es el flujo de información el menos reconocido y el menos
aprovechado para mejorar cada día la cadena de abastecimiento. Este flujo, contiene
datos relevantes y sumamente importantes para cada uno de los eslabones, pues
se podrá encontrar en ella las oportunidades de mejoras y las fallas que está
teniendo la estrategia.
La
información dentro de una cadena de abastecimiento cuenta con una data acerca
de los requerimientos y necesidades de los clientes, el primer insumo para el
diseño de productos a la medida de lo que demanda el mercado. Contiene también
información de los proveedores y de lo que ocurre al interior de sus empresas y
estrategias que utilicen, sugerencias en mejoras para el aprovechamiento de
nuevas materias primas o procedimientos que requieran las mismas para una mejor
calidad del producto terminado o aprovechamiento en miras al cero desperdicio
de la misma. Al igual que información de partes y grupos de interés también se
cuenta con un flujo importante dentro de la organización, la información desde
y hacia los departamentos. Esta información es útil debido a que es la que
permite la interacción de los gestores de compras, de los planeadores, de los
mercadologos, de los jefes de planta, del personal de calidad, y es de la
claridad, veracidad y aprovechamiento de esa información que depende el éxito y
la sincronización de las labores alineadas a la estrategia de abastecimiento.
Finalmente, con todo lo analizado hasta ahora, podemos concluir que el futuro para nosotros como ingenieros industriales está basado en el pensamiento sistémico y en la integración no sólo de la organización sino también de sus partes interesadas como lo son proveedores, clientes y públicos. Debemos recordar también que todas las actividades y operaciones de compras, almacenamiento, producción, controles de calidad, sistema de distribución, análisis del comportamiento post compra del consumidor, están encaminados a ofrecer los mejores servicios y/o productos a nuestros clientes, con el fin de ofrecerle un valor agregado entregándole mejores propuestas que las de nuestros competidores. Es importante también que el ingeniero del futuro tenga en cuenta las consideraciones del entorno que pueden afectar internamente a la empresa y que pueden alterar incluso la demanda del mercado. Recordemos que la empresa no se encuentra inmersa en una burbuja gigante, sino que se encuentra en un campo de batalla en el que debe tratar controlar y de cierta manera aprovechar los cambios en el entorno para el lanzamiento de nuevos productos e incluso la anticipación a la satisfacción de necesidades de los consumidores.
Como ingenieros debemos también tratar de integrar a todas las partes de la organización y tratar de lograr que se tenga un flujo de información asertivo de modo que se desarrolle una cultura de colaboración dentro de la empresa, que permita lograr una base o estructura sólida que conlleve a enfrentar de mejor manera la incertidumbre al momento de realizar alguna modificación en la estrategia de la empresa o en la estrategia de abastecimiento, haciendo que los empleados se sientan seguros y sientan que hacen parte de un gran equipo dispuesto a enfrentar las consecuencias tanto positivas o negativas que puede traer consigo un cambio. También, adoptar una postura crítica a la hora de tomar decisiones en cuanto a la misión y visión de la empresa, tratando de evitar la toma de decisiones apresuradas que puedan llevar no al proceso sino al retroceso de la organización, que finalmente logrará que los empleados e incluso los clientes pierdan la credibilidad y la buena imagen que hayan construido de la empresa, empezando a catalogarla como una empresa que va en declive.
Concentremos nuestros esfuerzos y nuestras habilidades en construir compañías que le aporten al desarrollo de la región y que le brinde oportunidades a las personas que realmente lo necesitan, sin dejar de un lado el tema de ser amigable con el medio ambiente, tener presente la ética en todas las decisiones especialmente las financieras y estar enfocados en impulsar a la organización a crecer cada día más, pues si crece la compañía en la que nos desempeñemos gracias a una buena administración y gestión y, somos partícipes y ayudamos a lograr esto, crecemos como profesionales en experiencia y experticia.
Con
el fin de lograr el anterior objetivo, se han centrado los esfuerzos en
investigar y en proponer mejoras para la gestión logística y se ha empezado a
cambiar el concepto por uno más evolucionado y amplio, la Supply Chain. Este
término nació como un intento por mejorar las operaciones logísticas de las
empresas y pretende empezar por entender que el tema de abastecimiento no sólo implica
la acción de la empresa, sino también devolverse y avanzar por cada uno de los
eslabones que conforman la cadena de abastecimiento. Es por esto que integra a
los proveedores e incluso a los proveedores de los proveedores, impulsando
principalmente la creación de alianzas, de relaciones a largo plazo y de crear
una cultura colaborativa y de constante retroalimentación, con la cual se
puedan aportar y ambas partes, tanto la empresa en cuanto a mejoras en la
calidad que quieren recibir por parte del proveedor, como también los aportes
en cuanto a aprovechamiento del material y procesos que podrían mejorar el
proceso de manufactura. En el otro extremo, encontramos a los clientes, con los
cuales la Supply Chain pretende forjar relaciones cercanas que permitan aprovechar
las necesidades y deseos de los clientes para ser traducidos en requisitos e
ideas de nuevos productos y servicios para satisfacerlos.
En
cuanto a los retos que nosotros como futuros ingenieros industriales debemos
enfrentar, está el de ir creando cada vez más estrategias, ir escalando y
buscando una mejora continua en las operaciones de la empresa en miras de
reducir costos y al mismo tiempo ir incrementando los estándares de calidad. Por
otro lado, tratar de integrar y de utilizar eficientemente las mejoras
tecnológicas que permiten manejar información en tiempo real, de modo que se
obtenga fácilmente el comportamiento de la demanda que finalmente se ve
traducida en los volúmenes de producción, en las capacidades requeridas, en los
recursos necesarios y con los que se deben contar para satisfacer la demanda. Estar
preparados para el entorno cada vez más cambiante en el que está inmerso la
empresa para disminuir cada vez más los costos en los que se debe incurrir por mantener
inventarios, la pérdida de ventas y lo aún menos deseado la pérdida de clientes
por el incumplimiento con los plazos de entrega y con la calidad esperada por
el consumidor.
